仕事のメールをChatGPTで作成・返信するなら、難しいプロンプトを一から考える必要はありません。社外返信、社内連絡、依頼、お礼、謝罪・お断り、日程調整、リマインドのように目的を分類し、相手・伝える事実・求める行動・期限・トーンを入力すれば、実務で使える初稿を作成できます。
この記事では、メールの目的別に使えるChatGPT プロンプト テンプレートを紹介します。各テンプレートには、入力項目、コピペ用プロンプト、完成文の例、送信前の確認ポイントを付けています。生成文はそのまま送信せず、事実関係や宛名、日付、添付、個人情報、責任範囲を確認してください。
まずはメールの目的に合うテンプレートを選ぶ
最初に、次のどれに当てはまるかを判断します。
- 返信：問い合わせや確認事項に回答する
- 連絡・報告：事実や進捗を共有する
- 依頼：相手に作業や返信を求める
- お礼：対応や機会への感謝を伝える
- 謝罪・お断り：遅延、ミス、対応不可を伝える
- 日程調整：候補日を提示したり予定を変更したりする
- リマインド：前回の依頼や返信を再確認する
次に、社外向けか社内向けかを決めます。社外向けでは相手との関係性に合わせた敬語や配慮表現を指定し、社内向けでは結論、背景、依頼事項を簡潔に示す形にします。
最初に使える仕事メール作成用の基本プロンプト
目的がまだ細かく分類できない場合は、次の基本形を使います。
あなたはビジネスメールの作成を補助する編集者です。 以下の情報をもとに、事実を推測で補わず、仕事で使えるメールの初稿を作成してください。 【相手・関係性】 【メールの目的】 【伝える事実】 【相手に求める行動】 【期限】 【希望するトーン】 【不明点】 出力は「件名」「本文」「相手に求める行動」「要確認事項」に分けてください。 不明な情報は補完せず、要確認事項に箇条書きで残してください。
指示を冒頭に置き、入力情報を見出しで分け、出力形式を指定する構成です。明確で具体的な指示、十分な文脈、希望するトーンや形式の指定については、OpenAI Help Center「Prompt engineering best practices for ChatGPT」も確認できます。
生成文をそのまま送信しない理由
生成された文章には、入力していない日付、曜日、金額、納期、会社名などが混ざることがあります。宛名、事実関係、添付ファイル、URL、敬語、責任範囲は送信者が確認してください。
特に、不明な部分を自然に補うよう指示すると、事実ではない内容が本文に入る可能性があります。「不明点は推測せず、確認事項として出力」と指定し、確定情報と確認中の情報を分けて扱いましょう。
ChatGPTのプロンプトに入力する5項目
仕事のメールを作成するChatGPT プロンプト テンプレートには、次の情報を共通して入れます。空欄がある場合は、無理に埋めず「未定」「確認中」と記載してください。
- 相手・関係性：取引先の担当者、直属の上司、同じ部署の同僚など
- メールの目的：問い合わせへの回答、進捗報告、資料依頼など
- 伝える事実：確定している日付、対応内容、進捗、問題点など
- 相手に求める行動：確認、返信、提出、日程の選択など
- 期限・トーン：返信期限、候補日時、社外向けに丁寧、社内向けに簡潔など
事実と希望を分けると、ChatGPTが依頼内容を取り違えにくくなります。たとえば「資料を作成した」は事実、「内容を確認して返信してほしい」は相手に求める行動です。
社外返信メールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
社外から届いた問い合わせや確認事項には、質問、回答、次の手続きを分けて入力します。回答が未確定の場合は、確定したように書かない指示を加えてください。
問い合わせへの回答
入力項目：相手の質問、回答、対応できない項目、次の手続き、返信期限、丁寧さ。
社外向けに、問い合わせへの回答メールを作成してください。 【相手の質問】 【回答】 【対応できない項目】 【次の手続き】 【返信期限】 丁寧で簡潔な文体にし、不明点は推測せず確認事項に分けてください。 件名と本文を出力してください。
完成文の例：「お問い合わせありがとうございます。ご質問の件につきまして、対応内容は以下のとおりです。……。なお、……については確認中のため、確定次第ご連絡いたします。」
確認ポイント：質問への回答漏れ、対応できない項目の表現、次の連絡時期、担当者名。
確認事項への返信
入力項目：相手からの確認内容、回答、追加で伝えること、相手に求める確認、期限。
社外向けに、相手から届いた確認事項への返信メールを作成してください。 【確認事項】 【回答】 【追加で伝えること】 【相手に求める確認】 【期限】 回答と依頼を分け、丁寧な敬語で作成してください。不明な情報は推測しないでください。
完成文の例：「ご確認ありがとうございます。ご連絡いただいた内容について、以下のとおり回答いたします。……。お手数ですが、……をご確認ください。」
確認ポイント：相手の質問を取り違えていないか、回答と依頼が混ざっていないか。
納期や対応可否への回答
入力項目：依頼内容、対応可否、実現可能な納期、条件、代替案。
社外向けに、納期または対応可否への回答メールを作成してください。 【相手の依頼】 【対応可否】 【実現可能な納期】 【条件】 【代替案】 対応できない場合も、曖昧にせず、確定している事実だけで説明してください。
完成文の例：「ご依頼の件を確認しました。対応可能な納期は……です。ご希望の条件と異なる場合は、……の方法もご検討いただけます。」
確認ポイント：納期、条件、対応範囲を社内の確定情報と照合する。
社内連絡メールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
社内向けのメールでは、結論、進捗、問題点、判断してほしいことを分けると、読み手が次の対応を判断しやすくなります。
上司への報告
社内向けに、上司への報告メールを作成してください。 【報告の結論】 【完了したこと】 【未完了のこと】 【問題点】 【対応案】 【判断してほしいこと】 結論を冒頭に置き、簡潔で事実に基づく文体にしてください。
完成文の例：「〇〇案件について、現時点では予定どおり進行しています。完了した事項は……、確認が必要な事項は……です。……についてご判断をお願いいたします。」
確認ポイント：事実と意見、報告と判断依頼が分かれているか。
進捗共有
社内向けに、業務の進捗共有メールを作成してください。 【案件名】 【完了した作業】 【進行中の作業】 【課題】 【次の対応】 【共有先に知ってほしいこと】 箇条書きを活用し、未確認の内容は推測で補わないでください。
完成文の例：「〇〇の進捗を共有します。完了は……、進行中は……、課題は……です。次は……を予定しています。」
確認ポイント：進捗の基準、課題、次の担当や期限が事実と合っているか。
同僚への作業依頼
社内向けに、同僚への依頼メールを作成してください。 【依頼したい作業】 【依頼の背景】 【期限】 【提出・返信形式】 【難しい場合の連絡方法】 負担に配慮しつつ、相手が次に行うことを明確にしてください。
完成文の例：「会議で確認した内容をもとに、〇〇の確認をお願いします。期限は……、返信は……の形式でお願いいたします。」
確認ポイント：依頼内容、期限、返信形式、担当者が明確か。
依頼メールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
依頼メールでは、作業内容だけでなく背景、期限、成果物の形式、難しい場合の連絡方法まで入力します。
取引先への依頼
社外向けに、取引先への依頼メールを作成してください。 【依頼内容】 【依頼の背景】 【納品・返信形式】 【期限】 【難しい場合の連絡方法】 丁寧な敬語を使い、相手に求める行動を明確にしてください。
完成文の例：「〇〇の件について、……をご対応いただけますでしょうか。提出形式は……、期限は……です。難しい場合は、……までにご相談ください。」
確認ポイント：依頼範囲、期限、提出方法、相談先。
社内作業の依頼
社内向けに、作業依頼メールを作成してください。 【依頼する相手】 【作業内容】 【背景】 【期限】 【完了時に知らせてほしいこと】 簡潔で、相手への配慮を含む文体にしてください。
完成文の例：「〇〇の作業をお願いします。背景は……です。……までに対応し、完了したら……を共有してください。」
確認ポイント：誰が、何を、いつまでに行うかが本文から分かるか。
資料提出や内容確認の依頼
資料提出または内容確認を依頼するメールを作成してください。 【対象資料】 【確認・提出してほしい内容】 【提出形式】 【期限】 【背景】 【不明点】 社外向けか社内向けかを踏まえ、丁寧で具体的にしてください。
完成文の例：「添付資料のうち、〇〇の内容をご確認ください。修正がある場合は、……の形式で……までにご返信をお願いいたします。」
確認ポイント：確認対象、修正方法、期限、添付の有無。
お礼メールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
お礼メールでは、何に対する感謝なのかを具体的に入力します。定型句だけで終わらせず、相手の対応と今後の連絡を分けて指定してください。
商談や面談後のお礼
社外向けに、商談または面談後のお礼メールを作成してください。 【相手】 【日時・機会】 【印象に残った内容】 【こちらの理解】 【今後の対応】 丁寧で簡潔にし、事実にない評価や約束は加えないでください。
完成文の例：「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。〇〇について具体的にお話を伺うことができました。次の対応として、……を進めます。」
確認ポイント：相手、面談内容、今後の対応が正確か。
対応へのお礼
相手の対応へのお礼メールを作成してください。 【相手が対応してくれたこと】 【助かった点】 【今後の予定】 【希望するトーン】 相手の行為への感謝が伝わる文章にしてください。
完成文の例：「早速ご対応いただき、ありがとうございます。〇〇について確認できました。引き続き、……を進めます。」
確認ポイント：感謝の対象と今後の依頼が混同されていないか。
紹介へのお礼
紹介を受けたことへのお礼メールを作成してください。 【紹介してくれた相手】 【紹介先】 【紹介に至った経緯】 【現在の対応】 【今後伝えたいこと】 社外向けに、丁寧で自然な文体にしてください。
完成文の例：「このたびは〇〇様をご紹介いただき、ありがとうございます。ご連絡を差し上げ、現在……の状況です。ご配慮に心より感謝申し上げます。」
確認ポイント：紹介者と紹介先の名称、連絡状況、今後の対応。
謝罪・お断りメールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
謝罪やお断りでは、事実、謝罪、相手への影響、今後の対応を分けて入力します。契約、法務、人事、顧客対応など責任に関わる内容は、必要に応じて社内確認を受けてください。
納期遅延や対応遅れの謝罪
社外向けに、納期遅延または対応遅れの謝罪メールを作成してください。 【遅延した事実】 【原因として確定している内容】 【相手への影響】 【現在の対応】 【実現可能な新しい納期】 原因を推測で補わず、謝罪、影響への配慮、今後の対応を分けてください。
完成文の例：「〇〇の対応が遅れており、誠に申し訳ございません。現在は……を進めており、……までの対応を予定しております。ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。」
確認ポイント：新しい納期が実現可能か、原因の説明が確定情報か。
ミスがあったときの謝罪
社外向けに、業務上のミスへの謝罪メールを作成してください。 【発生した事実】 【影響】 【謝罪する内容】 【現在の対応】 【再発防止として確定している対応】 責任を曖昧にせず、確認できない原因や約束は書かないでください。
完成文の例：「こちらの確認不足により、〇〇が発生しました。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。現在、……を確認し、……の対応を進めています。」
確認ポイント：事実、影響、対応、再発防止の内容が一致しているか。
依頼を断るメール
社外向けに、依頼を断るメールを作成してください。 【相手の依頼】 【対応できない事実】 【理由の説明範囲】 【代替案】 【今後の連絡】 相手への配慮を示しつつ、対応できると誤解されない表現にしてください。
完成文の例：「ご相談いただきありがとうございます。大変恐縮ですが、今回は〇〇の事情により対応いたしかねます。代替案として、……をご案内いたします。」
確認ポイント：断る範囲、理由、代替案の有無、将来の対応。
予定変更の連絡
予定変更を伝えるメールを作成してください。 【変更前の予定】 【変更後の予定】 【変更理由の説明範囲】 【相手に求める確認】 【代替案】 社外向けに、変更内容を冒頭で明確にしてください。
完成文の例：「〇月〇日に予定していた〇〇について、……へ変更をお願いできればと存じます。ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。」
確認ポイント：変更前後の日時、相手への依頼、代替案をカレンダーと照合する。
日程調整・リマインドメールを作成するChatGPTプロンプトテンプレート
日程に関するメールでは、日時、所要時間、実施方法、参加者を入力します。日時や曜日をChatGPTに推測させず、送信前にカレンダーと照合してください。
候補日を提示する日程調整
社外向けに、日程調整メールを作成してください。 【目的】 【参加者】 【候補日時】 【所要時間】 【実施方法】 【候補日が難しい場合の代替案】 候補日時を変更せず、そのまま提示してください。件名と本文を作成してください。
完成文の例：「〇〇のお打ち合わせについて、以下の候補日時でご都合はいかがでしょうか。候補日は……です。ご都合が合わない場合は、可能な日時をお知らせください。」
確認ポイント：日付、曜日、時刻、タイムゾーン、所要時間、方法。
決定済みの日程を変更する連絡
決定済みの日程変更を伝えるメールを作成してください。 【現在の予定】 【変更後の候補】 【変更理由の説明範囲】 【参加者】 【相手に求める返信】 謝意とお詫びを含め、変更内容を分かりやすく示してください。
完成文の例：「〇〇の予定について、こちらの都合により変更をお願いしたく、ご連絡しました。変更後の候補は……です。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。」
確認ポイント：変更前後の日時、参加者、相手の返信が必要か。
返信がない相手へのリマインド
社外向けに、返信がない相手へのリマインドメールを作成してください。 【前回連絡日】 【前回の依頼内容】 【回答が必要な期限】 【相手への配慮】 【期限までに難しい場合の連絡方法】 催促を強く見せすぎず、前回の依頼と回答期限を明確にしてください。
完成文の例：「先日ご連絡しました〇〇の件について、念のため確認のご連絡を差し上げました。……までにご回答いただけますと幸いです。難しい場合は、その旨だけでもお知らせください。」
確認ポイント：前回の連絡内容、回答期限、相手への配慮。
ChatGPTの生成文を敬語やトーンに合わせて修正する指示
一度で完成文を求めるより、初稿を確認して追加指示で整える方法も使えます。OpenAIも、回答を確認し、文脈や指示を追加しながら反復的に改善する方法を案内しています。
簡潔で柔らかい表現にする
以下のメールを、内容と事実は変えずに修正してください。 ・本文を簡潔にする ・相手への依頼は柔らかくする ・同じ意味の表現を整理する ・件名、宛名、本文の構成は残す
社外向けの敬語に整える
以下のメールを社外向けに整えてください。 ・相手の行為には尊敬語、自分側の行為には適切な謙譲表現を使う ・過剰に堅い定型句は避ける ・二重敬語や不自然な敬語があれば修正する ・事実と依頼内容は変更しない
敬語は丁寧にすればよいとは限りません。文化庁の「敬語の指針」も、相互尊重を基盤に、相手や目的に応じて適度に使う考え方を示しています。
未確定の内容を断定しない
以下のメールを修正してください。 ・未確定の内容は断定しない ・確定情報と確認中の情報を分ける ・相手に求める行動を本文の後半で明確にする ・推測で補った表現があれば削除し、要確認事項に移す
送信前に確認したい仕事メールのチェックリスト
ChatGPTの出力は初稿として扱い、送信前に次の項目を確認します。
宛名・本文・事実関係
- 宛名、会社名、担当者名が正しいか
- 相手の質問や依頼に回答できているか
- 日付、曜日、金額、納期、URLが正しいか
- 事実と推測が混ざっていないか
- 相手に求める行動が明確か
敬語・トーン・配慮
- 社外向けか社内向けかに合っているか
- 尊敬語と謙譲表現を取り違えていないか
- 断定しすぎる表現や責任範囲が曖昧な表現がないか
- 謝罪、依頼、催促の強さが目的に合っているか
- 過剰に堅い、または軽すぎる表現になっていないか
期限・添付・個人情報・責任範囲
- 返信期限や提出期限が正しいか
- 添付ファイルが実際に付いているか、添付漏れがないか
- 宛先、CC、BCCが適切か
- 氏名、メールアドレス、電話番号、顧客情報、契約情報を必要以上に含めていないか
- 社外秘情報を入力・記載していないか
- 謝罪や契約に関わる責任範囲を社内で確認したか
個人情報や社外秘情報をChatGPTへ入力する場合は、サービスの設定だけで判断せず、利用目的、社内規程、契約上の制限を確認してください。詳しくは個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」を確認できます。
元メールを貼り付ける場合は、氏名を「A社・担当者」、案件名を「新サービス案件」、金額を「約〇万円」のように置き換え、必要最小限の情報だけにします。ChatGPTのデータ設定やTemporary Chatの扱いは、アカウントやワークスペースによって異なる場合があります。設定を変更しただけで機密情報を入力してよいとは判断しないでください。
よくある質問
ChatGPTに仕事のメールを作成させるとき、元のメール本文をそのまま入力してもよいですか？
個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘情報が含まれていないか確認してください。必要に応じて固有名詞や機密情報を置き換え、社内規程や利用サービスの条件も確認します。
ChatGPTが作ったメールの敬語が不自然なときは、どう修正すればよいですか？
「社外向けに整える」「より柔らかくする」「簡潔にする」「断定を避ける」「事実は変更しない」と、修正方向と維持する条件を具体的に伝えます。
入力情報が足りない場合はどうすればよいですか？
相手、目的、事実、相手に求める行動、期限・トーンの不足項目を補います。不明な情報は「推測せず確認事項として箇条書きにする」と指示してください。
ChatGPTが作ったメールは、そのまま送っても問題ありませんか？
そのまま送信せず、宛名、日付、曜日、金額、納期、添付、URL、敬語、個人情報、責任範囲を確認してください。AIの出力には不正確な内容が含まれる可能性があります。
社外メールと社内メールで指示は変えるべきですか？
変えます。プロンプトに社外向けか社内向けかを明記し、敬語の程度、背景説明の量、依頼表現、相手に求める行動を調整してください。
目的別テンプレートを使い分けてメール作成を効率化する
ChatGPT プロンプト テンプレートは、完成文を一度で出させるためだけのものではありません。入力情報を整理し、初稿、修正、確認の工程を分けるためにも使えます。
- 社外向けか社内向けかを決める
- 返信、連絡、依頼、お礼、謝罪・お断り、日程調整、リマインドから選ぶ
- 相手、目的、事実、求める行動、期限・トーンを入力する
- 不明点を推測させず、確認事項として出力させる
- 生成文を修正し、送信前チェックを行う
まずは目の前のメールを一つの目的に分類し、該当するプロンプトをコピーして空欄を埋めてみてください。個人情報や社外秘情報を扱う場合は、サービスの設定だけでなく、社内規程や利用条件も確認しましょう。
まとめ
仕事のメールをChatGPTで作成するときは、長い指示を暗記するより、目的に合うテンプレートへ情報を整理して入力することがポイントです。
- 社外向けか社内向けかを明記する
- 返信、依頼、報告、謝罪、日程調整など目的を分類する
- 相手、目的、事実、相手に求める行動、期限・トーンを入力する
- 不明点は推測させず、確認事項として残す
- 生成文をそのまま送らず、事実、敬語、添付、個人情報、責任範囲を確認する