ChatGPTで仕事の文書を作るときは、「メールを書いて」「報告書を作って」とだけ依頼するのではなく、目的・読み手・背景・必須要件・トーン・出力形式を指定します。
この記事では、ChatGPTで文書作成を始めるための共通プロンプトと、依頼文、社内外のメール、返信メール、報告書、社内通知、FAQ、謝罪文のプロンプト例を紹介します。入力にない事実を推測させない方法や、出力を送信・提出する前の確認ポイントもまとめています。
対象は、素材を整理して初稿を作る非同期の文書作成です。会議中のリアルタイム支援、録音からの議事録作成、会議メモの要約は扱いません。
ChatGPTで仕事の文書を作る基本プロンプトの型
文書作成のプロンプトでは、何を書くかだけでなく、「誰に」「何のために」「どのような形で」伝えるかを指定します。OpenAIも、依頼内容を具体化し、背景や希望するトーンを伝える方法を案内しています。
最初に指定する6つの項目
- 目的：依頼、報告、共有、案内、謝罪など
- 読み手：上司、同僚、取引先、顧客など
- 背景：文書を作る理由や経緯
- 必須要件：日時、期限、金額、場所、対応方法など
- トーン：簡潔、丁寧、落ち着いた表現など
- 出力形式：件名付きメール、見出しと箇条書き、本文のみなど
たとえば、「営業部に月次データの提出を依頼する」だけでなく、「営業部メンバーが読み手で、提出期限と提出方法は何か」まで入力します。目的、読み手、要件が具体的になるほど、初稿を確認・修正しやすくなります。
共通プロンプトテンプレート
以下をコピーし、角括弧の部分を差し替えて使ってください。
あなたはビジネス文書の作成を支援する編集者です。 以下の情報だけを使い、指定した条件に従って文書の初稿を作成してください。 【文書の種類】 [メール、報告書、社内通知など] 【目的】 [何を伝え、相手に何をしてほしいか] 【読み手】 [相手の立場や関係性] 【背景】 [文書を作成する理由] 【必ず含める情報】 [日時、期限、場所、対応方法など] 【避ける表現】 [断定、専門用語、過度な謝罪など] 【トーン】 [簡潔、丁寧、社内向けなど] 【文字数】 [短く、指定文字数以内など] 【構成・出力形式】 [件名と本文、見出しと箇条書きなど] 入力にない事実、数字、日付、固有名詞は推測しないでください。 不足情報がある場合は、本文を作成する前に確認質問を出してください。 不明な箇所は［未確定］と表示してください。
指示と素材を分けるときは、【入力情報】や区切り線を使います。OpenAIのプロンプト設計資料でも、指示と入力データを区切り、目的、文脈、出力形式、長さなどを具体化する方法が紹介されています。
情報が足りないときは確認質問を出させる
情報が不足したまま完成文を求めると、ChatGPTが内容を補ってしまうことがあります。次の指示を追加してください。
文書を作成する前に、不足している情報を確認する質問を出してください。 質問への回答がない項目は推測せず、［未確定］として残してください。 回答した内容だけを使って初稿を作成してください。
確認質問に答えず進める場合は、未確定部分を残したまま提出しないよう、人が補完してから利用します。
この記事で扱う範囲
この記事では、メール、依頼文、報告書、社内通知、FAQ、謝罪文など、素材を整理して初稿を作る用途を扱います。会議中のリアルタイム補助、音声や録音からの議事録作成、会議メモの要約は対象外です。
依頼文・依頼メールを作るChatGPTプロンプト例
依頼文では、依頼先、依頼内容、理由、期限、完了条件、提出方法を指定します。相手が次に何をすればよいか分かる順番に整理すると、確認しやすい文面になります。
社内の依頼メール
以下の情報をもとに、社内向けの依頼メールを作成してください。 【依頼先】営業部メンバー 【依頼内容】月次データの提出 【依頼理由】部内の実績を集計するため 【提出期限】六月五日十七時 【提出方法】共有フォルダへアップロード 【トーン】簡潔で、協力を依頼する表現 【出力形式】件名、宛名、本文、締めの挨拶 入力情報にない内容は追加しないでください。
社内向けでは、依頼内容、期限、提出先を本文の早い段階に置きます。確認事項が複数ある場合は、箇条書きにするよう指定すると読みやすくなります。
取引先への依頼文
取引先への依頼メールを作成してください。 【依頼事項】[依頼したい内容] 【依頼理由】[依頼の背景] 【希望期限】[対応してほしい日] 【相手側の負担】[作業や確認の内容] 【代替案】[期限が難しい場合の対応] 【返信期限】[返信を求める日] 【関係性】[取引先との関係] 【トーン】丁寧だが、過度に恐縮しない 【出力形式】件名、宛名、本文、締めの挨拶 事実関係が不明な部分は推測せず、［要確認］と表示してください。 不明な代替案や負担は、無理に追加しないでください。
依頼理由や期限を入力すると、相手が判断するための情報を整理できます。相手側の負担や代替案が未定なら、記載しないよう指示しましょう。
依頼内容の抜け漏れチェック
- 依頼先と担当者
- 依頼する作業や確認内容
- 依頼する理由
- 期限と、期限が難しい場合の連絡方法
- 提出先や提出形式
- 完了とみなす条件
- 添付資料や参照リンク
社外メール・社内メール・返信メールを作るプロンプト例
メールでは、相手との関係性、用件、期限、件名、宛名、本文、締めの挨拶を指定します。社外向けは配慮と正確さ、社内向けは結論と対応事項の分かりやすさを優先します。
社外向けメール
以下の情報をもとに、取引先へのメールを作成してください。 【宛先】[会社名・部署名・担当者名] 【目的】[連絡、依頼、回答など] 【背景】[これまでの経緯] 【伝える内容】[必ず伝える事項] 【相手に依頼すること】[確認や返信など] 【期限】[期限がある場合] 【添付資料】[添付の有無と名称] 【トーン】丁寧で、要点が伝わる表現 【出力形式】件名、宛名、本文、締めの挨拶 入力にない事実や約束は加えないでください。
社内向けメール
以下の内容を、社内向けの簡潔なメールにしてください。 【読み手】[上司、同僚、関係部署など] 【目的】[共有、確認、依頼など] 【結論】[最初に伝える内容] 【背景】[必要な場合のみ] 【相手にしてほしいこと】[確認、返信、対応など] 【期限】[期限] 【トーン】簡潔で、失礼にならない表現 【出力形式】件名と本文 【条件】本文は箇条書きを使い、重複表現を避ける
受信内容に沿った返信メール
受信メールと回答メモをもとに、返信メールを作成してください。 【受信メール】 --- [受信した本文を貼り付け] --- 【回答メモ】 --- [回答したい内容を記載] --- 【返信者と相手の関係】[関係性] 【返信の目的】[回答、確認、依頼など] 【トーン】[丁寧、簡潔など] 【出力形式】件名、宛名、本文、締めの挨拶 回答メモにない事項は推測せず、未回答の項目として示してください。
受信メールに個人情報や機密情報が含まれる場合は、勤務先の規程を確認し、必要に応じて氏名や会社名を置き換えます。
メールの出力順を固定する
次の順番で出力してください。 一、件名 二、宛名 三、冒頭の挨拶 四、用件の結論 五、補足情報 六、相手への依頼または確認事項 七、締めの挨拶
出力順を指定すると、件名や締めの挨拶などの抜け漏れを確認しやすくなります。実際のメールでは、勤務先のテンプレートや相手との関係に合わせて調整してください。
報告書・業務報告・進捗報告を作るChatGPTプロンプト例
報告書では、事実、結果、課題、対応、次の予定を分けて入力します。確認済みの事実と推測を混在させず、入力にない原因や数字を補わせないことがポイントです。
業務報告書
以下の情報だけを使い、業務報告書の初稿を作成してください。 【報告対象】[業務名] 【報告期間】[期間] 【目的】[何のための報告か] 【実施したこと】 [事実を箇条書き] 【結果】 [確認できた結果] 【課題】 [未解決の事項] 【対応】 [実施した対応] 【次の予定】 [次に行うこと] 【読み手】[上司、関係部署など] 【トーン】事実を中心に、簡潔な表現 【出力形式】見出しと箇条書き 入力にない原因、数字、評価は追加しないでください。 事実と推測が混ざっている場合は、区別して表示してください。
進捗報告
以下のメモを、上司向けの進捗報告に整理してください。 【当初計画】[計画] 【現在の進捗】[現在の状況] 【完了事項】[完了した作業] 【未完了事項】[残っている作業] 【課題・リスク】[確認されている課題] 【対応策】[実施中または予定の対応] 【次回予定】[次に行うこと] 【文字数】指定した文字数以内 【出力形式】結論、課題、対応、次回予定の順に箇条書き 入力にない進捗率や完了予定日は補わないでください。
報告書に入力する情報の分け方
- 事実：確認できた出来事や実施内容
- 数字：原資料にある件数、金額、日付など
- 背景：業務の目的や経緯
- 判断：担当者や上司が確認する事項
- 未確定：原因や今後の見込みなど、確認中の事項
上司向けに短くする追加指示
上司が判断するために必要な情報を残し、重複を削除してください。 結論を冒頭に置き、課題、対応、次の予定を箇条書きにしてください。 入力にない評価や見込みは追加しないでください。
複雑な文書は、初稿、短文化、確認の順に分けると修正点を見つけやすくなります。OpenAIも、複雑な作業を小さく分け、初回出力を確認して追加指示で改善する進め方を案内しています。
社内通知・案内文・FAQを作るChatGPTプロンプト例
通知や案内では、対象者、日時、期限、対応方法、問い合わせ先を明記します。読み手が「自分に関係するか」「いつまでに何をするか」を判断できる構成にしてください。
社内通知
以下の情報をもとに、社内通知を作成してください。 【通知内容】[制度や運用の変更内容] 【対象者】[対象となる部署や社員] 【開始日】[開始日] 【必要な対応】[対象者が行うこと] 【対応期限】[期限] 【問い合わせ先】[担当部署や連絡先] 【未対応の場合の影響】[確認済みの内容のみ] 【トーン】簡潔で分かりやすい表現 【出力形式】タイトル、概要、対象者、対応方法、期限、問い合わせ先 入力にない影響や例外は推測しないでください。
社内イベントや手続きの案内文
社内向けの案内文を作成してください。 【案内する内容】[イベントまたは手続き] 【対象者】[対象者] 【日時】[日時] 【場所またはURL】[場所やURL] 【申込方法】[方法] 【申込期限】[期限] 【持ち物・必要書類】[必要なもの] 【問い合わせ先】[担当部署] 【トーン】親しみやすく、要点が分かる表現 【出力形式】案内本文と箇条書きの概要 不明な項目は［要確認］と表示してください。
通知をもとにFAQを作る
以下の社内通知に含まれる事実だけを使い、FAQを作成してください。 【社内通知】 --- [通知本文] --- 【出力形式】 質問：想定される質問 回答：通知から確認できる回答 補足：必要な補足 問い合わせ先：回答できない場合の確認先 通知にない内容は推測せず、「担当部署へ確認」と表示してください。
通知の抜け漏れを確認する
作成した通知について、次の項目の有無を確認してください。 対象者、実施日時、場所またはURL、必要な手続き、期限、対応方法、問い合わせ先。 本文に記載がない項目は「記載なし」と表示し、内容を推測しないでください。
謝罪文・お詫びメールを作るChatGPTプロンプト例
謝罪文では、発生した事実、相手への影響、現在の対応、次回連絡を分けて整理します。原因が確認できていない場合は断定せず、責任や補償に関する表現は社内の責任者や法務などの確認を受けてください。
事実関係を整理した謝罪文
以下の確認済み情報だけを使い、お詫びメールの初稿を作成してください。 【発生した事実】[確認済みの事実] 【相手への影響】[確認できている影響] 【謝罪する内容】[何について謝罪するか] 【現在の対応】[実施中の対応] 【再発防止策】[確定している対策] 【次回連絡日時】[次に連絡する日時] 【宛先】[社外または社内の相手] 【トーン】落ち着いた丁寧な表現 【出力形式】件名、宛名、謝罪、事実、対応、今後の連絡、締めの挨拶 原因が未確認の場合は断定しないでください。 責任や補償について、入力にない約束を追加しないでください。 言い訳や責任転嫁に見える表現は避けてください。
相手への配慮と今後の対応を含める
相手への影響を簡潔に示し、確認済みの対応と次回連絡の予定を含めてください。 原因が確認できていない部分は「現在確認中」とし、推測による説明は加えないでください。 相手に追加の対応を求める場合は、負担が分かる表現にしてください。
謝罪文の確認ポイント
- 事実と推測が分けられているか
- 相手への影響を軽視する表現になっていないか
- 原因を確認前に断定していないか
- 過度な責任認定や補償の約束をしていないか
- 次の対応と連絡方法が明記されているか
法的な評価や補償判断が関係する場合は、AIの文章をそのまま採用せず、社内の法務や責任者に確認します。
作成した文書を目的に合わせて調整する追加指示
初稿の後は、全文を作り直すのではなく、変更したい条件を一つずつ指定します。
文章を短くし、箇条書きにする
意味と必須情報を保ったまま、重複表現を削除してください。 結論、期限、相手にしてほしいことを残し、箇条書きにしてください。
敬語や丁寧さを調整する
社外の取引先に送る文面として、丁寧な敬語に調整してください。 ただし、過度に恐縮する表現や、入力にない謝罪は追加しないでください。
読み手に合わせてトーンを変える
読み手は同じ部署のメンバーです。 内容は変えず、社内向けに簡潔で直接的な表現へ調整してください。
出力形式を変更する
本文の内容は変えず、メール用に件名と本文へ分けてください。 本文中の複数の手続きは、項目名と内容の箇条書きにしてください。
表形式へ変換する場合も、入力にない項目を補わないようにします。メール本文のように文章で読んだ方が分かりやすい内容は、無理に表へ変換しません。
ChatGPTの出力を実務で使う前の確認ポイント
ChatGPTの文章は自然でも、事実と異なる場合があります。OpenAIも、出力を唯一の事実情報源にせず、利用・共有前に正確性と用途への適合性を人が確認するよう案内しています。
事実・数字・固有名詞・日付を確認する
- 事実関係と原資料が一致しているか
- 数字、金額、日付、曜日に誤りがないか
- 会社名、部署名、担当者名が正しいか
- 期限、添付ファイル、リンクが正しいか
- 入力にない情報が追加されていないか
敬語・表現・相手との関係性を確認する
敬語が正しくても、相手との関係性や文書の目的に合うとは限りません。宛先、役職、社内外の区別、依頼の強さ、断定の範囲を確認してから使います。
個人情報や機密情報の扱いを確認する
顧客情報、従業員情報、契約書、未公開の業績、認証情報などを入力する前に、勤務先の規程と利用サービスの条件を確認してください。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに入力した個人情報が機械学習に利用され、他の情報と結び付いた形で出力されるリスクを示しています。
文書作成に不要な情報は入力せず、必要に応じて氏名を「顧客A」、会社名を「取引先B」のように置き換えます。ただし、仮名化しても複数の情報から識別できる場合があるため、安全を保証する方法とは考えないでください。
個人向けChatGPTでは、設定に応じて会話内容がモデル改善に使われる場合があります。「Improve the model for everyone」やTemporary Chatの扱いは変更される可能性があるため、最新の公式情報と社内ルールを確認してください。Temporary Chatでも、安全目的で一定期間保持される場合があります。
Business、Enterprise、Eduなどのワークスペースでは、OpenAIの説明上、提供コンテンツが原則としてモデル改善に使われない扱いがあります。ただし、組織の保持期間、管理者設定、アクセス権限が適用されるため、会社が承認した環境を使い、社内の利用規程を確認してください。
OpenAI「Data controls in ChatGPT」
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（資料）」
社内ルールや承認を確認する
- 宛先、CC、BCCが適切か
- 社内テンプレートや承認手順に沿っているか
- 対外文書、謝罪文、人事関連文書で追加確認が必要か
- 法務、広報、上司、顧客対応責任者の確認が必要か
- 添付ファイルや共有リンクの権限が適切か
IPA「テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン」でも、組織での生成AIの導入、運用、リスク管理、利用ルールが扱われています。個人の判断だけでなく、勤務先のルールと承認フローを確認してください。
うまくいかないプロンプトを改善する方法
出力の問題を見つけたら、原因に対応する情報だけを追加します。初稿を確認し、文脈や条件を補って再生成する流れです。
出力が抽象的なとき
読み手は部長です。 この文書をもとに、対応の要否を判断してもらいます。 結論、背景、課題、対応案の順に整理してください。
文章が長すぎるとき
読み手は内容をすでに知っている社内メンバーです。 結論と対応期限を残し、重複を削除してください。 必須情報を削らず、指定した文字数以内にしてください。
敬語やトーンが合わないとき
取引先向けですが、過度に恐縮する表現は使いません。 次の参考文と同程度の丁寧さに調整してください。 【参考文】[自社で使用が許可された文面]
抜け漏れがあるとき
作成後に、次の必須項目が本文に含まれているか確認してください。 目的、対象者、期限、対応方法、問い合わせ先。 不足している項目は補わず、「不足」と表示してください。
よくある質問
ChatGPTに仕事の文書を依頼するとき、最初に何を入力すればよいですか？
目的、読み手、背景、必ず含める要件、トーン、文字数、構成、出力形式を入力します。不足情報がある場合は、先に確認質問を出し、入力にない内容を推測しないよう指示してください。
ChatGPTに社内情報や個人情報を入力しても安全ですか？
一律には判断できません。利用するサービスの設定、契約、勤務先の規程を確認し、不要な氏名、連絡先、顧客情報、未公開情報は入力しないでください。仮名化や一般化を行っても、安全が保証されるわけではありません。
ChatGPTが作ったメールや報告書をそのまま送ってもよいですか？
そのまま送信・提出するのではなく、事実、数字、日付、固有名詞、敬語、宛先、添付、社内承認を確認します。対外文書や謝罪文などは、必要に応じて上司、法務、広報などの確認を受けてください。
入力する情報が足りないときは、どうすればよいですか？
「作成前に不足情報を質問してください」「不明な箇所は［未確定］と表示してください」と指示します。推測で補完させず、回答した情報だけで初稿を作成する流れにします。
メールと報告書では指示を変える必要がありますか？
変えます。メールでは宛先、用件、依頼や回答、期限、件名を指定します。報告書では、目的、事実、結果、課題、対応、次の予定を指定します。文書の目的と読み手に合わせて入力項目を変えてください。
文章が長すぎたり、敬語が不自然だったりするときはどうすればよいですか？
対象者、文字数、残す情報、敬語の程度、箇条書き化などを追加指示します。修正後も、相手との関係性と文書の目的に合っているかを人が確認してください。
まとめ
ChatGPTで仕事の文書を作るときは、「書いて」とだけ依頼せず、次の順番で情報を渡します。
- 文書の目的と読み手を決める
- 背景、必須要件、避ける表現を整理する
- トーン、文字数、構成、出力形式を指定する
- 不足情報は質問させ、入力にない内容を推測させない
- 初稿を作成し、短文化や敬語調整を追加指示する
- 事実、数字、固有名詞、個人情報、社内承認を確認してから使う
まずは日常的な社内メールの素材を共通テンプレートへ入れ、初稿を作ってみてください。AIの出力をそのまま採用するのではなく、人が内容を確認しながら、文書作成の下書きと整理に活用しましょう。